Gestion des contrats d’entretien : un contrat qui tient son propre calendrier.
Un contrat d’entretien n’est pas une ligne dans un tableur. Il couvre des installations précises, à une fréquence précise, à un prix qui bouge dans le temps. Tant qu’il reste un texte dans un classeur, c’est à quelqu’un de se souvenir des échéances.
Le contrat est dans un classeur, l’échéance dans la tête de quelqu’un.
- Le tableur des contrats est à jour jusqu’au jour où la personne qui le tient est en congé.
- Personne ne peut dire, sans chercher, quels entretiens sont dus le mois prochain.
- Un contrat reconduit tacitement continue d’être facturé alors que la dernière visite date de deux ans.
- L’indexation annuelle est appliquée de mémoire : parfois avec un an de retard, parfois pas du tout.
- Quand un client demande depuis quand il a ce contrat et ce qu’il couvre, la réponse est dans un dossier papier.
Le contrat sait ce qu’il couvre, et quand.
Dans Instalvo, un contrat est lié aux installations qu’il couvre, cette chaudière-ci ou ces quatre appareils-là, avec sa fréquence, son prix, sa durée et son délai de préavis. À partir de là, le logiciel calcule lui-même les dates dues et les présente comme du travail à planifier, pas comme un rappel à cocher.
- Fréquence, prix, durée, date de reconduction et délai de préavis portés par le contrat
- Les installations couvertes sont nommées une par une, pas décrites dans une case commentaire
- Un calendrier d’échéance qui fait remonter les visites dues avant qu’elles ne soient en retard
- Un suivi par invitation : envoyée, acceptée, planifiée, exécutée
- L’historique complet du contrat, visite par visite, dans le dossier du client
Ce qui existera, et quand
Instalvo est en développement. La première version est visée pour le début 2027, et les entreprises pilotes y ont accès avant tout le monde. Voici ce qui est prévu dedans, et ce qui est prévu après.
- Le contrat comme objet du logiciel, lié à des installations précises
- Fréquence, prix, durée, préavis et clause d’indexation enregistrés sur le contrat
- Le calendrier des échéances, converti en visites à placer au planning
- Statut de suivi par invitation, de l’envoi à l’exécution
- Facturation périodique du contrat, sans ressaisie
- Courrier de renouvellement et de préavis généré automatiquement
- Calcul de l’indexation appliqué à la facture à partir de l’indice publié
- Offres de contrat envoyées au client pour signature électronique
Questions fréquentes
Puis-je reprendre mes contrats existants ?
C’est l’objectif, et c’est l’une des premières choses que nous construisons avec les entreprises pilotes : partir d’un export de votre logiciel actuel ou de votre tableur, plutôt que de tout faire ressaisir. Le format exact dépend d’où vous venez, et c’est précisément pour cela que nous voulons des pilotes tôt.
Un contrat peut-il couvrir plusieurs installations, sur plusieurs sites ?
Oui. La structure est client, puis site, puis installation, et un contrat peut viser plusieurs installations, y compris sur des sites différents du même client.
Comment l’indexation est-elle gérée ?
Dans la première version, la clause d’indexation est enregistrée sur le contrat, avec sa formule, son indice de référence et sa date d’anniversaire, et reste visible au moment de facturer. Le calcul automatique appliqué à la facture vient ensuite.
Et si un client refuse l’entretien annuel ?
Le suivi par invitation garde la trace : invitation envoyée, sans réponse, refusée. Vous savez donc pourquoi une visite n’a pas eu lieu, ce qui est exactement ce qu’il faut pouvoir montrer si l’installation pose problème plus tard.
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