Onderhoudscontracten beheren: een contract dat zijn eigen kalender bijhoudt.
Een onderhoudscontract is geen regel in een rekenblad. Het dekt bepaalde installaties, op een bepaalde frequentie, tegen een prijs die in de tijd beweegt. Zolang het een tekst in een map blijft, moet iemand zich de vervaldata herinneren.
Het contract zit in een map, de vervaldatum in iemands hoofd.
- Het rekenblad met de contracten klopt tot de dag dat wie het bijhoudt met verlof is.
- Niemand kan zonder zoeken zeggen welke onderhoudsbeurten volgende maand vervallen.
- Een stilzwijgend verlengd contract wordt verder gefactureerd terwijl het laatste bezoek twee jaar geleden is.
- De jaarlijkse indexering gebeurt uit het hoofd: soms een jaar te laat, soms helemaal niet.
- Als een klant vraagt sinds wanneer hij dat contract heeft en wat het dekt, ligt het antwoord in een papieren dossier.
Het contract weet wat het dekt, en wanneer.
In Instalvo is een contract gekoppeld aan de installaties die het dekt, deze ketel of die vier toestellen, met zijn frequentie, prijs, looptijd en opzegtermijn. Van daaruit berekent de software zelf de vervaldata en toont ze als werk dat ingepland moet worden, niet als een herinnering om af te vinken.
- Frequentie, prijs, looptijd, verlengingsdatum en opzegtermijn zitten op het contract zelf
- De gedekte installaties staan één voor één benoemd, niet beschreven in een opmerkingenveld
- Een vervalkalender die bezoeken naar boven haalt vóór ze te laat zijn
- Opvolging per uitnodiging: verstuurd, aanvaard, ingepland, uitgevoerd
- De volledige geschiedenis van het contract, bezoek per bezoek, in het klantdossier
Wat er komt, en wanneer
Instalvo is in ontwikkeling. De eerste versie wordt begin 2027 beoogd, en pilootbedrijven krijgen er eerder toegang toe. Dit is wat erin gepland staat, en wat daarna komt.
- Het contract als volwaardig object, gekoppeld aan welbepaalde installaties
- Frequentie, prijs, looptijd, opzegtermijn en indexeringsclausule op het contract
- De vervalkalender, omgezet in bezoeken die op de planning moeten
- Opvolgstatus per uitnodiging, van verzending tot uitvoering
- Periodieke facturatie van het contract, zonder opnieuw in te tikken
- Verlengings- en opzegbrief die automatisch gegenereerd wordt
- Indexeringsberekening toegepast op de factuur op basis van de gepubliceerde index
- Contractvoorstellen naar de klant voor elektronische ondertekening
Veelgestelde vragen
Kan ik mijn bestaande contracten overnemen?
Dat is de bedoeling, en het is een van de eerste dingen die we met de pilootbedrijven bouwen: vertrekken van een export uit uw huidige software of uw rekenblad, in plaats van alles opnieuw te laten intikken. Het exacte formaat hangt af van waar u vandaan komt, en net daarom willen we vroeg piloten.
Kan één contract meerdere installaties op meerdere locaties dekken?
Ja. De structuur is klant, dan locatie, dan installatie, en een contract kan meerdere installaties viseren, ook op verschillende locaties van dezelfde klant.
Hoe wordt de indexering behandeld?
In de eerste versie wordt de indexeringsclausule op het contract bewaard, met haar formule, haar referentie-index en haar verjaardag, en blijft ze zichtbaar op het moment van factureren. De automatische berekening op de factuur komt daarna.
En als een klant het jaarlijkse onderhoud weigert?
De opvolging per uitnodiging houdt het bij: uitnodiging verstuurd, geen antwoord, geweigerd. U weet dus waarom een bezoek niet doorging, en dat is precies wat u moet kunnen tonen als de installatie later een probleem geeft.
Verder lezen
Voor uw vakgebied
Volg Instalvo, of bouw het mee.
Laat je e-mailadres achter en hoor wanneer Instalvo beschikbaar is. Wil je verder gaan? De eerste pilootbedrijven gebruiken het drie maanden gratis en bepalen mee wat er daarna gebouwd wordt.