Beheersoftware voor installatiebedrijven in verwarming, warmtepompen en airco
Offertes, onderhoudscontracten, planning, een werkbon app voor iOS en Android, attesten en Peppol-facturatie in één pakket. De eerste pilootbedrijven gebruiken Instalvo drie maanden gratis en bepalen mee wat we daarna bouwen.
Elke stap kent al de vorige.
Vandaag zit dit vaak op zes verschillende plekken: een spreadsheet, een papieren agenda, een telefoontje, een gescand formulier, een boekhoudpakket. In Instalvo is het één keten, en niets wordt twee keer getypt.
- STAP 1Klant
Sites, installaties, serienummers en de volledige geschiedenis van elk toestel.
- STAP 2Contract
Frequentie, prijs, opzegtermijn en indexering op een levend onderhoudscontract.
- STAP 3Planning
Sleep het bezoek op een technieker. De klant krijgt een bevestiging en een herinnering.
- STAP 4Werkbon
Checklist, metingen, materiaal, uren, foto’s en de handtekening van de klant.
- STAP 5Attest
Vooraf ingevuld vanuit de metingen, ondertekend met het erkenningsnummer van de technieker.
- STAP 6Factuur
Eén klik vanuit de werkbon, of automatisch gegenereerd vanuit het contract.
De bezoeken die je toekomen, voor jou gevonden.
Elk onderhoudscontract weet welke installaties het dekt en wanneer elke installatie vervalt. Instalvo houdt die kalender bij zodat niemand het hoeft te onthouden, en zodat een contract nooit stil verlopen terwijl de klant blijft betalen.
- Contracten als echte objecten: frequentie, prijs, duur, opzegtermijn, indexering
- Een vervalkalender die vervaldatums omzet in werk dat gepland moet worden
- Status per uitnodiging: verstuurd, beantwoord, gepland, uitgevoerd
De hele job, op de telefoon die al in hun zak zit.
De technieker opent de app en ziet de route van vandaag. Checklists per interventietype, metingen die rechtstreeks het attest voeden, materiaal en uren, foto’s, en een handtekening op het scherm. De app werkt offline, dus een dode zone in een kelder kost niets.
- Adres met navigatielink, toegangsnotities en de volledige geschiedenis van de installatie
- Onderweg, bezig, klaar — het kantoor ziet het live
- De werkbon gaat als PDF naar de klant voordat de bestelwagen vertrekt
Papierwerk dat zichzelf afwerkt.
De metingen tijdens het bezoek vullen de onderhouds- en verbrandingsattesten. De technieker tekent met zijn erkenningsnummer, de klant krijgt het per mail, en een kopie blijft in het klantendossier. Vanuit dezelfde werkbon is de factuur één actie verder.
- 21%, 6% renovatie en medebelastingplicht, met de juiste wettelijke formulering
- Gestructureerde mededeling, sequentiële nummering, creditnota’s
- Facturen verstuurd via Peppol, plus een CSV- en UBL-export die je boekhouder gewoon kan openen
Namen · 12 maart 2026
Genoeg om het oude pakket op te zeggen.
De eerste versie is bewust smal: onderhoud en interventies, goed gedaan. Geen half afgewerkte modules. Dit is het geheel, in gewone taal.
Toegang en rollen
- Eigenaar, admin, technieker en boekhouder, elk ziet alleen wat hoort
- Bedrijfsinstellingen: logo, btw- en ondernemingsnummer, bankgegevens, documentkleuren
- Interface in het Nederlands, Frans en Engels
- Een taal per klant, zodat documenten en mails daarin aankomen
Klanten en geïnstalleerd park
- Klant, site en installatie, in die volgorde, met meerdere contacten per klant
- Gas- en stookolieketels, warmtepompen, airconditioning en boilers
- Merk, model, serienummer, vermogen, plaatsingsdatum en einde garantie
- Zoeken op naam, adres, telefoonnummer en serienummer
Onderhoudscontracten
- Contract als eigen object, gekoppeld aan specifieke installaties
- Frequentie, prijs, duur, opzegtermijn en indexering
- Vervaldatums als werk dat gepland moet worden
- Opvolgstatus per uitnodiging, van verstuurd tot uitgevoerd
Planning
- Weekweergave met elke technieker naast elkaar
- Sleep een job op een persoon en een tijdslot
- Onderhoud, keuring, herstelling en plaatsing, elk met eigen duur
- Bevestigingsmail bij boeking, herinnering de dag ervoor
Werkbonnen
- Checklists per interventietype, opgezet door het kantoor
- Metingen voor rookgas, CO, trek, druk en temperatuur
- Materiaal uit een prijslijst, uren, foto’s en vrije notities
- Handtekening op het scherm, PDF naar de klant per mail
Attesten
- Waalse gas-, stookolie- en verbrandingsattesten om mee te starten
- Ingevuld vanuit het installatiebestand en de metingen van die dag
- Ondertekend met het erkenningsnummer van de technieker
- Opgeslagen in het klantendossier en exporteerbaar als register
Offertes en facturatie
- Offertes die ingeplande interventies worden, en dan facturen; contracten automatisch gefactureerd
- 21%, 6% en medebelastingplicht met de juiste wettelijke vermeldingen
- Via Peppol naar bedrijven, PDF per mail voor particulieren
- Openstaande facturen met ouderdom, creditnota’s, CSV- en UBL-export
Documentenkluis
- Alles wat Instalvo maakt, wordt automatisch onder klant en site gezet
- Upload de documenten die je al hebt
- Vind alles op type en datum
- De hele geschiedenis van een installatie op één plek
Voorraadbeheer
- Onderdelen en materiaal met voorraadniveaus in het magazijn en in elke bestelwagen
- Automatisch afgetrokken bij gebruik op een werkbon
- Waarschuwingen bij lage voorraad voordat een job tekortkomt
- Bewegingen gelogd, zodat je altijd weet waar iets naartoe ging
Volg Instalvo, of bouw het mee.
Laat je e-mailadres achter en hoor wanneer Instalvo beschikbaar is. Wil je verder gaan? De eerste pilootbedrijven gebruiken het drie maanden gratis, spreken rechtstreeks met de oprichter en bepalen mee wat er daarna gebouwd wordt.