Documents de l’installation : retrouver un document de 2024 ne devrait pas prendre vingt minutes.
Une entreprise d’installation produit des documents en permanence : attestations, ordres de travail signés, factures, photos de compteurs et de plaques signalétiques. Le problème n’est presque jamais de les produire. C’est de remettre la main dessus.
Un dossier partagé, une boîte mail, et deux téléphones.
- Les documents vivent dans un dossier partagé dont l’arborescence a été décidée il y a six ans.
- Les photos du chantier restent sur le téléphone du technicien jusqu’à ce qu’il change de téléphone.
- La seule copie de l’attestation de l’an dernier est dans une boîte mail, dans un fil de discussion.
- Quand un client conteste, personne ne peut montrer rapidement ce qui a été fait et quand.
- Un technicien qui part emporte, sans le vouloir, la moitié de l’historique d’un parc d’installations.
Le classement n’est pas une tâche, c’est une conséquence.
Tout ce qu’Instalvo produit est rangé au moment où il est produit, sous le client, le site et l’installation concernés. Rien à nommer, rien à déplacer. Les documents que vous avez déjà peuvent être importés au même endroit, pour que l’historique ne commence pas le jour de l’installation du logiciel.
- Tout ce que le produit génère est classé sous le bon client, le bon site et la bonne installation
- Les photos prises pendant l’intervention partent avec elle, pas dans la galerie du téléphone
- Import de ce que vous avez déjà, pour ne pas repartir d’une page blanche
- Recherche par type de document et par date, sans connaître l’arborescence
- L’historique complet d’une installation lisible d’un seul écran
Ce qui existera, et quand
Instalvo est en développement. La première version est visée pour le début 2027, et les entreprises pilotes y ont accès avant tout le monde. Voici ce qui est prévu dedans, et ce qui est prévu après.
- Classement automatique de tout ce que le produit génère
- Import des documents existants sous un client ou une installation
- Recherche par type et par date
- Historique complet par installation, dans l’ordre
- Accès selon le rôle : un technicien ne voit pas les documents du bureau
- Partage d’un dossier d’installation avec le client, par lien
- Reconnaissance du texte sur les photos de plaques signalétiques
- Règles de conservation et suppression programmée par type de document
Questions fréquentes
Puis-je reprendre les documents que j’ai déjà ?
Oui : un document peut être importé et rattaché à un client, un site ou une installation. Reprendre un dossier partagé entier est un travail que nous voulons faire avec les premières entreprises pilotes, parce que la structure de départ n’est jamais la même deux fois.
Où sont stockés les documents ?
Chez un hébergeur situé dans l’Union européenne. La page vie privée dit précisément où, et ce point sera fixé et documenté avant l’ouverture du programme pilote.
Un technicien voit-il tout ?
Non. Les rôles (propriétaire, administration, technicien, comptable) déterminent ce que chacun voit. Un technicien voit ce dont il a besoin pour l’intervention du jour, pas les documents commerciaux.
Que se passe-t-il si nous arrêtons d’utiliser Instalvo ?
Vous repartez avec vos données. L’export existe dès la première version, et ce n’est pas négociable : un logiciel qui retient vos documents en otage n’est pas un logiciel que nous voulons vendre.
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